Mijn e-mail komt in de spam: oorzaken en oplossingen

Waarom spamfilters uw mail tegenhouden

Een spamfilter stelt bij elk binnenkomend bericht dezelfde vraag: komt dit werkelijk van de afzender die er boven staat? Kan de ontvangende server dat niet bevestigen, dan is het bericht verdacht — ongeacht hoe netjes het geschreven is. Daarom zit de oorzaak van spamproblemen bijna nooit in de tekst van uw mail, maar in de technische inrichting van uw domein.

Voor zorgorganisaties is dat extra vervelend. Een verwijzing die de huisarts niet bereikt, een afspraakbevestiging die de patiënt mist, een factuur die in een spambox verdwijnt: het kost telefoontjes en het schaadt het vertrouwen.

De drie records die het verschil maken

Deze drie DNS-records vertellen de rest van de wereld wie namens u mag mailen. Ontbreekt er één, dan komt uw post ergens onderweg klem te zitten.

• SPF legt vast welke servers namens uw domein e-mail mogen versturen. Verstuurt u vanuit Microsoft 365 én uit uw HIS of een afsprakensysteem, dan moeten die allemaal in het record staan.
• DKIM zet een digitale handtekening onder elk bericht. De ontvanger controleert daarmee dat de inhoud onderweg niet is aangepast.
• DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen als SPF of DKIM niet kloppen: negeren, in quarantaine zetten of weigeren. Ook krijgt u rapportages van wie er namens uw domein mailt — vaak de eerste plek waar misbruik zichtbaar wordt.

Een veelgemaakte fout is een SPF-record dat na een migratie niet is bijgewerkt. De oude mailserver staat er nog in, de nieuwe niet, en het filter aan de andere kant trekt zijn eigen conclusie.

Wat u zelf aan verzendgedrag kunt doen

Staan de records goed en gaat het nog steeds mis, kijk dan naar hoe er verstuurd wordt:

1. Verstuur niet alles in één keer. Enkele tientallen berichten per minuut vanaf één domein ziet een filter als een verzendpiek. Spreid grote verzendingen.
2. Deel links in plaats van bijlagen. Werkt u met Microsoft 365, deel dan een link naar het bestand in SharePoint of OneDrive. Dat is veiliger, scheelt filterproblemen en houdt de versie actueel.
3. Houd uw adressenlijst schoon. Mail naar adressen die niet meer bestaan levert bounces op, en veel bounces kosten reputatie.
4. Beveilig de mailboxen zelf. Een gehackt account dat spam verstuurt, verwoest de reputatie van uw hele domein binnen een dag. Tweestapsverificatie is hiertegen de belangrijkste maatregel.

In de praktijk

Een typisch patroon dat wij tegenkomen: een praktijk stapt over naar een nieuw afsprakensysteem dat namens de praktijk bevestigingsmails verstuurt. Niemand denkt aan het SPF-record. Wekenlang komen bevestigingen bij een deel van de patiënten niet aan, tot iemand belt met “ik heb nooit iets gekregen”. Eén regel in het DNS-record lost het op — maar alleen als je weet dat je daar moet kijken.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of mijn SPF, DKIM en DMARC goed staan?

Open een e-mail die u naar een externe ontvanger stuurde en bekijk de berichtdetails: daarin staat of SPF en DKIM zijn geslaagd. Voor een volledig beeld gebruikt u een DMARC-rapportage. Beheren wij uw Microsoft 365-omgeving, dan houden wij dit voor u in de gaten.

Mijn domein staat op een blokkeerlijst. Wat nu?

Zoek eerst de oorzaak — meestal een gehackt postvak of een verkeerd geconfigureerde applicatie — en los die op. Pas daarna heeft een verzoek tot verwijdering van de blokkeerlijst zin; anders staat u er binnen een week weer op.

Helpt het om “geen spam” in de handtekening te zetten?

Nee. Filters kijken naar authenticatie en reputatie, niet naar zulke teksten. Sterker nog: spamachtige formuleringen in onderwerp of ondertekening werken averechts.

Geldt dit ook voor Zorgmail?

Zorgmail heeft zijn eigen infrastructuur en beveiligde routering. Voor gewone e-mail vanaf uw eigen domein gelden bovenstaande regels onverkort. Zie ook onze uitleg over veilig mailen conform NTA 7516.

Zelf niet uit de techniek komen?

Mailproblemen zijn vervelend om zelf te ontrafelen: de oorzaak zit in DNS, de gevolgen ziet u pas dagen later. Wij richten SPF, DKIM en DMARC in als onderdeel van het beheer van uw Microsoft 365-omgeving, en zorgen dat het zo blijft. Plan een kennismaking van een half uur — dan hoort u wat er bij u misgaat.